Việc bị chậm deadline xảy ra rất thường xuyên tại các doanh nghiệp. Dù quản lý đã sử dụng rất nhiều biện pháp để hạn chế tình trạng này nhưng cũng không đem lại hiệu quả. Một trong những nguyên nhân chính là do nhân viên chưa biết sắp xếp công việc. Vậy làm thế nào để cải thiện vấn đề này?
Sẽ là một tổn thất lớn với công ty xét nếu nhân viên của bạn liên tục chậm deadline. Rõ thấy nhất, trong các dự án cần làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả. Công ty buộc phải trả nhiều tiền lương hơn cho nhiều giờ xử lý công việc, trong khi đáng lẽ nhân viên của bạn phải thực hiện nó ngay trong giới hạn 4 tiếng đồng hồ.
Với tư cách là người quản lý, bạn không thể để tình trạng này liên tục lặp lại làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Đó là lý do vì sao bạn cần xác định nguyên nhân đằng sau việc chậm deadline này.
1. Kỹ năng quản lý thời gian kém
“Thời gian là vàng bạc”, thế nhưng nhân viên của bạn lại đang lãng phí số vàng bạc đó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, không nắm rõ danh sách các việc cần làm,… Đó là biểu hiện rõ ràng của kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian kém và không biết cách sắp xếp công việc.
Ngay cả khi bạn hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề này, bạn cũng có thể không đủ thời gian theo dõi và kiểm tra nó thường xuyên. Bạn cũng không thể dành tâm huyết đào tạo cho nhân viên các bí quyết làm chủ 24 tiếng mỗi ngày.
Chính vì vậy, việc có một “không gian” làm việc ngăn nắp, với các tài liệu, ứng dụng công việc sắp xếp khoa học sẽ giúp nhân viên không còn mất thời gian vào việc tìm kiếm những thông tin, tài liệu cũ. Nếu nhân viên được tối đa hoá quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
Sắp xếp các ứng dụng, tài liệu công việc khoa học
2. Chưa nhận thức được độ cấp thiết của deadline
Thuật ngữ “deadline” dường như ám chỉ nghĩa đen là ranh giới giữa sự sống và cái chết của công ty bạn. Chỉ khi bạn nói rõ điều này với nhân viên, họ mới cảm thấy đó là một yếu tố quan trọng cần nghiêm túc để ý tới trong quá trình làm việc.
Khi làm việc trong một dự án, nhân viên thường xem việc chậm deadline là bình thường. Lúc này, vai trò của bạn là phải thể hiện ra đúng tính chất cấp bách của deadline và nghiêm túc cảnh báo tác hại nghiêm trọng nếu nhân viên không đáp ứng đúng thời hạn. Đồng thời, nếu có thể, hãy một lần nữa nhắc nhở họ mau chóng hoàn thành công việc khi deadline đã cận kề.
Một cách để tăng trách nhiệm cho nhân viên là công khai các deadline này: trong cuộc họp tập thể, cuộc họp 1-1 với từng nhân viên, trên bản kế hoạch triển khai và cả trên hệ thống phần mềm quản lý công việc của công ty. Khi tất cả quản lý và đồng nghiệp đều đang hướng cái nhìn vào deadline, mỗi nhân viên đều sẽ tự nhận thức được chúng.
Tính năng yêu cầu gắn link trực tiếp giao việc và deadline cho nhân viên có thể ứng dụng rất tốt trong tình huống này.
Tính năng yêu cầu gắn link yêu cầu deadline cụ thể cho từng nhân viên
3. Không dự đoán được tiến độ cụ thể
Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm deadline vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên của bạn chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh. Hãy giúp nhân viên của bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.
Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.
4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc kém
Lấy ví dụ công ty của bạn sắp diễn ra một sự kiện ra mắt sản phẩm lớn có sự tham dự của các đối tác và khách hàng tiềm năng. Tất cả dường như đã sẵn sàng cho đến khi một nhân viên của bạn chợt ngớ người vì đã quên… thiết kế video demo sản phẩm.
Do nhân viên đó không tổ chức sắp xếp và vạch ra rõ ràng các đầu việc cần làm. Trong trường hợp này, việc chậm tiến độ của nhân viên đã ảnh hưởng tới bước tiếp theo trong quy trình làm việc. Hãy hướng dẫn nhân viên của bạn chia các dự án lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn như nhóm công việc.
Về cơ bản, phương pháp này liệt kê rõ ràng các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ tách biệt thay vì một hạn chót chung nhau như trước. Nhân viên của bạn sẽ không bị bỏ sót nhiệm vụ, và cũng bớt choáng ngợp bởi khối công việc khổng lồ. Tiến độ dự án cũng được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.
Để hỗ trợ kỹ năng tổ chức và sắp xếp cho nhân viên, không có công cụ nào tốt hơn một ứng dụng giúp quản trị, sắp xếp công việc như Dones cả.
Công việc và deadline được chia theo các Room nhỏ.
Nếu bạn quan tâm tới giải pháp 4.0 cho tình trạng chậm deadline của nhân viên, nhanh tay đăng ký để Nhận tư vấn, tài liệu tính năng và Tham gia demo trải nghiệm nền tảng hỗ trợ quản lý công việc Dones ngay nhé!