Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, thâm chí ở những doạnh nghiệp khá lớn có tới hàng nghìn nhân sự vẫn đánh giá thấp hoặc bỏ bê truyền thông nội bộ trong khi đây thực sự là vấn đề quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Chúng ta đều biết rất rõ ràng truyền thông là công cụ quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận và giữ được mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như vậy. Nếu truyền thông nội bộ tốt, doanh nghiệp có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở vững chắc để ngày càng phát triển lớn mạnh hơn.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các nhân sự vào đúng thời điểm. Mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
Có thể thấy cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là nút thắt giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…
Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. Cũng giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.
Nhầm lẫn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…
Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.
Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện/văn nghệ cho nhân viên
Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.
Vai trò của truyền thông nội bộ
Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều
Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.
Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
Đoàn kết là sức mạnh
Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ. Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể.
Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt
Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.
Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đệp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.
Một người làm truyền thông nội bộ cần đặc điểm gì?
Người làm truyền thông nội bộ là trung gian giúp cho các bên hiểu nhau, hướng về một mục tiêu đồng nhất. Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm truyền thông”.
- Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người để hiểu trọn được nguyện vọng của họ, từ đó mới có thể dàn xếp thoả đáng theo điều kiện của công ty. Khi con người đã hiểu nhau, sự tin tưởng sẽ xuất hiện, khi đó mọi vấn đề dễ được giải quyết.
- Kỹ năng “tâm truyền thông” của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch.
Dones có thể đem lại giá trị gì cho truyền thông nội bộ trong Doanh nghiệp?
- Dones sẽ tạo Space riêng cho mỗi chi nhánh/phòng ban. Mọi hình ảnh văn hoá, sơ đồ nhân sự, các hoạt động của chi nhánh/phòng ban đó sẽ được đăng tải lên Space. Nhân sự những chi nhánh khác có thể join vào và tìm hiểu từ đó tăng sự gắn kết của doanh nghiệp.
- Đối với mỗi hoạt động tập thể cho công ty như: team building, YEP, event,.. Nhân sự có thể đăng tải toàn bộ thông tin để mọi người vào theo dõi thay vì phải gửi mail cho từng người.
- Những chỉ đạo, truyền thông từ ban lãnh đạo xuống các cấp nhân viên nhất quán, hạn chế việc thông tin bị tam sao thất bản. Nhân viên dễ dàng nắm bắt được dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp. Chẳng hạn công ty khi nào ra mắt sản phẩm mới, sự kiện nào sắp diễn ra, ai vừa nhận chức…
- Các thành viên trong doanh nghiệp có không gian tương tác, chia sẻ kiến thức, bài học thành công, sáng kiến về sản phẩm/dịch vụ
- Kiểm soát được các dòng chảy thông tin tiêu cực, nội bộ lục đục, chia bè kéo phái…
Nếu ví một tổ chức/doanh nghiệp là một cơ thể thì truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn. Đã đến lúc những người lạnh đạo thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế, đẩy mạnh sự quan tâm hơn nữa tới những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại.
Ở đây, Dones đóng vai trò là nền tảng kết nối tất cả phòng ban và nhân sự trong công ty với nhau, hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng truy cập và tương tác với Dones mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.
Tải Dones và sử dụng ngay hôm nay thôi nào!