Không hề dễ dàng để từ một cá nhân đơn lẻ có thể phát triển thành một doanh nghiệp lớn mạnh. Tuy nhiên, sự tăng trưởng mạnh mẽ cũng đi kèm với quy trình làm việc phức tạp hơn. Việc bạn, một chủ doanh nghiệp cần làm là tạo một quy trình làm việc rõ ràng để đảm bảo nhân viên sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Trong bài viết này, Hạ Vy, nữ giám đốc trẻ của một doanh nghiệp lớn, sẽ chia sẻ câu chuyện của mình về việc tìm đến Dones và áp dụng phần mềm này vào việc tối ưu quy trình làm việc như thế nào. Qua đó các bạn sẽ thấy rõ việc Dones đã hỗ trợ nâng hiệu suất làm việc cũng như giảm thiểu tối đa sai sót trong công việc của nhân viên!
Giới thiệu về Hạ Vy và doanh nghiệp của cô ấy
Xin chào! Tôi là Hạ Vy – là mẹ của hai em bé xinh xắn và là chủ của một doanh nghiệp đang phát triển khá tốt. Tôi start-up từ 14 năm trước, nhưng chỉ khoảng tám năm gần đây, doanh nghiệp của chúng tôi mới bắt đầu trở nên lớn mạnh hơn và bắt đầu tuyển nhiều nhân sự hơn. Chúng tôi hiện là Công ty Truyền thông quảng cáo có khoảng 25 nhân sự, với nhiều phòng ban như: thiết kế, sáng tạo nội dung, và quản lý dự án,..
Vì sao lại chọn Dones thay thế cho những phần mềm cũ đang sử dụng?
Thời gian đầu, nhân viên của tôi và tôi phải dành cả ngày để trao đổi công việc trên một chiếc bảng trắng. Cứ lặp đi lặp lại việc viết và xoá mỗi khi kín bảng. Tôi liên lục phải nhắc nhở mọi người về công việc cần làm. Đến hạn chót thì tiếp tục thì giục nhân viên gửi bài. Việc này khiến tôi thực sự cảm thấy mệt mỏi là áp lực.
Đó là khi tôi nhận ra rằng tôi thực sự cần phải bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án, một quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả. Tôi bắt đầu bằng cách sử dụng Asana và sử dụng nó để với tất cả các dự án của chúng tôi. Quy trình của chúng tôi bao gồm rất nhiều đầu việc như thiết kế, lên ý tưởng nội dung bài viết, lữu trữ nhiều tài liệu của khách hàng, danh thiếp, kế hoạch xây dựng thương hiệu và nhiều tài liệu khác nữa.
Chúng tôi đang phát triển và có rất nhiều dự án khác nhau, yêu cầu sự tham gia của rất nhiều nhân sự của nhiều phòng ban khác nhau. Vì thế nên việc sử dụng Asana không còn tối ưu như trước nữa. Tôi cần một nền tảng cực kỳ mạnh mẽ, một ứng dụng có thể tập hợp tất cả tài liệu vào một nơi, được chia luồng công việc một cách rõ ràng và tự động hóa toàn bộ. Đúng vậy, và tôi đã bắt đầu tìm hiểu về Dones.
Chúng tôi đã chính thức chuyển đổi sang Dones và đúng như kỳ vọng, nó có nhiều tính năng khá tương đồng với Asana. Tuy nhiên với tôi, Dones thật sự là phiên bản cao cấp hơn của Asana. Tôi nhận thấy rằng khi tôi đã thiết lập hoàn chỉnh các phòng ban trên Dones, tôi hoàn toàn có thể quản lý mọi thứ dễ dàng hơn nhiều.
Trải nghiệm khi chuyển từ sử dụng Asana sang Dones?
Tôi biết là mình cần tìm ra một phần mềm để tiết kiệm thời gian cho bản thân và cả nhân viên. Tuy nhiên, thời gian đầu tôi khá loay hoay khi ngồi tạo từng phòng ban, thêm từng thành viên vào tổ chức trên Dones.
Mặc dù vậy, tôi phải nói rằng nó rất đáng. Việc mất vài giờ để thiết lập mọi thứ trên một nền tảng mới để đảm bảo về sau bộ máy làm việc của chúng tôi sẽ vận hành trơn tru khiến tôi vô cùng phấn khích. Vì vậy, tôi sẽ không coi đó là vấn đề gì quá lớn, với tôi đó là giá trị thời gian mà tôi nên đầu tư.
Các tính năng yêu thích trong Dones?
Có rất nhiều tính năng tôi thực sự yêu thích nhưng tôi sẽ chỉ đề cập đến một vài tính năng tiêu biểu nhất. Trước hết là tính năng tập hợp tất cả ứng dụng trong một nền tảng duy nhất. Chúng tôi có thể tích hợp nhiều kênh chat với khách hàng, nhiều phần mềm thiết kế hay loạt hồ sơ vào một ứng Dones duy nhất.
Tính năng tiếp theo phải kể đến là cá nhân hóa không gian làm việc. Tôi và nhân viên đều có thể tùy ý tạo lập một không gian làm việc của riêng mình, tự do sắp xếp nội dung trong đó và có quyền cho phép người khác tham gia hoặc không.
Ngoài ra, thay vì phải nhắn tin giao việc thủ công đến từng phòng ban, tôi có thể phân quyền cho từng người trên Dones. Nhờ vậy mà tôi không lo mình bị bỏ lỡ mất nhiệm vụ của bất kỳ phòng ban nào. Đôi lúc, tôi nghĩ việc sử dụng Dones có thể giúp mình tiết kiệm khoản chi phí thuê trợ lý riêng.
Phân quyền người dùng trên Dones
Tôi nhận thấy kho ứng dụng của Dones cũng rất đa dạng. Với chức năng của mỗi phòng ban cần sử dụng những ứng dụng khác nhau, việc có sẵn kho ứng dụng giúp đáp ứng nhu cầu của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
Kho ứng dụng đa dạng trên Dones
Đặc biệt, tôi còn có thể sử dụng Dones thay cho trình duyệt web thông thường để tìm kiếm, truy cập các nội dung trên Internet.
Tìm kiếm thông tin trên thanh trình duyệt
Cảm ơn vì đã chia sẻ câu chuyện của bạn, Hạ Vy. Chúng tôi rất vui vì đã hỗ trợ bạn trong việc quản lý quy trình làm việc của nhân sự cũng như bộ máy vận hành của cả doanh nghiệp! Chúc bạn và doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển khi đồng hành cùng Dones trong tương lai.